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Archivio Comunale

Ai sensi dell'art. 117 della Costituzione e del D.Lgs. 22.01.2004 n. 42 e del D.P.R. 28.12.2000 n. 445, l'Amministrazione Comune di Aidomaggiore individua nell'archivio, una funzione essenziale per garantire la certezza, la semplificazione e la trasparenza dell'agire amministrativo, il reperimento di informazioni affidabili sotto il profilo giuridico, la tutela della memoria storica dell'ente e il diritto di tutti i cittadini all'accesso all'informazione, alla formazione permanente ed allo sviluppo della conoscenza.

Si intende come Archivio il complesso degli atti, dei documenti e dei dati dell'ente indipendentemente dal supporto su cui sono registrati - prodotti, ricevuti, comunque utilizzati al fine dello svolgimento dell'attività amministrativa, anche strutturati in banche dati o sistemi informativi.

L'archivio fa parte del più ampio sistema documentario dell'Ente, che comprende tutte le risorse informative acquisite, trattate e messe a disposizione. I documenti e i dati archivistici, per le loro caratteristiche di autenticità, affidabilità, e interdipendenza, seguono nella loro formazione, naturale sedimentazione e conservazione, i principi della disciplina archivistica, a differenza dei documenti e dei dati di altra natura che possono avere modalità di formazione, trattamento, reperimento e conservazione diverse.

Le informazioni relative al sistema di gestione informatica dei documenti e dei flussi documentali, comprensive delle funzionalità di ricerca, costituiscono parte integrante dell'archivio. Fanno parte del patrimonio archivistico anche gli archivi ed i documenti acquisiti per dono, deposito, acquisto o a qualsiasi altro titolo.

Per documento amministrativo si intende qualsiasi rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie, inerente atti o fatti rilevanti per il Comune, che si acquisiscono, si producono, e si conservano ai fini operativi e procedimentali, probatori e storici.

Tutti gli atti dell'Amministrazione comunale sono pubblici e accessibili al cittadino con le restrizioni previste dalla normativa vigente in merito alla tutela dei dati personali.

L'archivio del Comune è un'unica entità su qualsiasi supporto si sviluppi, convenzionalmente si distingue in:

a) Archivio corrente, costituito dalla documentazione in corso di trattazione. In esso sono conservati gli affari non ancora definiti, per i quali il tempo di trattazione e quindi di conservazione dei precedenti può variare a seconda della materia trattata. Ne fanno parte anche le banche dati, i sistemi informativi o altri repertori informatizzati che acquisiscono, trattano e conservano dati e informazioni utilizzati ai fini dello svolgimento dell'attività amministrativa.

b) Archivio di deposito, costituito dalla documentazione prodotta nell'ultimo quarantennio. In esso sono conservati gli affari che, usciti dall'archivio corrente, risultano definiti. Il materiale conservato in questa sezione attende il passaggio nella Archivio storico, previo lo scarto.

c) Archivio storico, costituito dalla documentazione prodotta oltre l'ultimo quarantennio e, pertanto, con prevalente interesse storico. Dalla sezione è esclusa la documentazione necessaria alle pratiche correnti (ad es. i registri anagrafici, della leva, dello stato civile, ecc.)

Requisiti

In allestimentoConsultazione ai sensi della disciplina sull’accesso ai documenti amministrativi L’archivio di deposito è un servizio rivolto prevalentemente all’interno dell’Amministrazione comunale. Ferma restando la possibilità per i cittadini di esercitare il diritti di accesso ai documenti amministrativi, in ossequio a quanto stabilito dalla Legge 7 agosto 1990, n. 241 ed al Regolamento Comunale sul diritto d'accesso al quale si rinvia. Consultazione a fini di ricerca storica Ai sensi dell’art. 122 del Codice per i beni culturali sono liberamente consultabili gli affari esauriti da almeno quarant’anni. La loro consultazione può essere temporaneamente sospesa, con disposizione scritta, solo quando lo stato di scarso ordinamento e le precarie condizioni materiali dei documenti ne impediscano il reperimento o/e ne mettano seriamente a repentaglio la conservazione. Ai sensi dell’art. 124 del Codice dei beni culturali, sentito il responsabile per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, i Responsabili di ciascun servizio autorizzano la consultazione di documentazione conservata negli archivi di deposito anche posteriore al quarantennio. L’autorizzazione alla consultazione avverrà nel pieno rispetto delle norme sulla riservatezza e la protezione dei dati personali, di cui agli artt. 122 e 126 del Codice dei beni culturali. Nella conservazione, gestione e trattamento dei documenti contenenti dati personali nonché nella loro consultazione il personale degli archivi di deposito e gli utenti devono attenersi al Codice di deontologia e buona condotta per la ricerca storica allegato al Codice in materia di protezione dei dati personali.

Costi

nessuno

Incaricato

Murru Patrizia

Tempi complessivi

30 gg
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